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会议接待操作手册
来源:张家界会议展览公司 作者:本站 时间:08-05-15 07:56:27
。用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返接送等;若参会人数众多可在会务组?#24615;?#35774;登记、接站两组;

D、会场组

会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造;

E、后勤组

票务安排、会议各种费用结算、支付等;

【分工固定但所设人员可?#28304;?#25554;调整,做到人人有事做,事事有人做。尽量做到包干到人,科学分配,避免一件事几?#20301;?#20154;等重复用工现象】

2.3会场程序的审定及相关资料准备

2.3.1课程内容

A、提前10天定好讲?#25991;?#23481;,并由演讲人提供课件或讲课提纲

B、演讲内容不冲突,而且要有递进关系,顺序很关键,一般顺序是行业前景和公司的优势讲解;公司?#21335;?#30446;介绍和政策阐述以及投资分析;公司的营销策略分析;样板市场的启动介绍和财务分析;其他需要设置的内容。

C、演讲内容PPT文件制作、内容资料复印等

D、主持人选择及讲稿的审定主持人讲稿的审定很关键,主持人不仅仅是一个主持,更是一个总结者,一个优秀的主持,会把每一个讲课人的内容总结以及?#23478;?#21040;下一个课题,过渡的自然。

2.4会前动员会?#26696;?#23567;组工作流程演练

2.4.1会前总动员

要让每个与会员工了解整个会议的重要性,并把大家的心态调整到最佳

2.4.2会前的演练

会前的演练十?#31181;?#35201;,通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理,?#21592;?#21450;时调整

2.4.3统一着装

所有工作人员进入会场后应统一着装,配带徽标,注意整体形象

2.4.4形象保持

参会工作人员在会议期间尽量做?#35762;?#21560;烟,保持健康精品的行业形象,如遇特殊情况也应避开公共场合,公共场合交流中避免不雅的口头禅,不随地吐啖;

需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位,保证给?#31361;?#25552;供舒适的沟通环?#24120;?/p>

注意公司形象,给会场留下好的映象,为下次合作提供基础

 

三、会务运作期

3.1会务组的工作流程――会务安排的大脑和管家

A、熟悉会场

确定会场后,会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管,如:?#22836;?#37096;、餐饮部、工程部、会议?#19994;齲?#25226;电话常备,做成小贴条,几个组长每一个人一份,?#21592;?#24613;时需要。

了解会场所能提供的服务,如:接送车?#23613;⒔行?#25253;务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说?#39749;綰闻?#21512;。如:接送车辆?#38382;薄?#20309;地、如何接送客人,?#34892;?#26381;务的时间,方式,语气等。

B、责任分工

会务组人员确定会务组?#32771;?#21518;将会议物资全部放好并进行登记,分类并标注,做到方便查找使用,尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥?#31080;?#31649;,责任到人,做好防盗、防潮、防水、防晒等工作,从进驻会场至?#38450;?#20250;务组应24小时有人在岗。

C、卫生整洁

会务组?#32771;?#20869;要做到卫生整洁,杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟,除休息和?#20013;?#20154;员外会务组成员不得在床上休息,尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥?#32771;洌?/p>

D、问题处理

来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决,如果?#31361;?#25552;出的问题超标,解决不了?#21335;?#19978;级?#20174;常?#19981;能隐瞒不报或越权处理。

E、联系资料

掌握所有会议信息及人员联系方式,备注特殊要求和特征。

F、突发事件处理

做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一、第二责任人。

3.2登记组的工作流程

A、根据会场环?#24120;?#21046;定统一的工作流程;

B、登记处环境整洁,便于来宾登记,禁止摆放无关物品;

C、与酒店前台及?#22836;?#37096;保持紧密联系,及时了解入住信息,确保客人的入住安排;

D、提前向前台领取?#22836;?#38053;匙,为来宾省去复杂的登记过程;

E、来宾到达时热情接待,详细询问并新自填写登记表,字迹填写工整,便于确认;

F、来宾填写完登记

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