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策划是会议成功的关键所在
来源:本站原创 作者:本站 时间:08-04-17 15:14:30

第一、要?#39749;?#38656;要做些什么工作?会议有各种类型,不同的会议需要不同的环?#24120;?#21484;开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

第二、清楚谁来筹划会议?从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责。作为筹划者要负责去做各?#25351;?#26679;的工作,应注意:善于与人共事;善于注意小节;善于解决问题;善于与人协商;能?#36824;?#29702;会议财务事宜;能够安排恰倒?#20040;?#30340;菜单;能妥?#24179;?#24453;贵宾和外国客人;熟知各种礼仪;行事果断、执着。

会议筹划者的任务:主要任务包括制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标;制定会议议程;了解可供使用的场所和设施情况;选择或提议合适的场所;检查并比较各项设施;安排交通事宜;协调会务工?#39749;?#21592;的活动;制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排;视察选定的场所和设施;与各有关方面进行接洽(旅行社等);同会议发言人和各位贵宾进行联系。

第三、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:预计召开会议的日期;会议预计召开几天;打算在什么地方召开会议;会议?#38382;?#25110;程序是什么;需要多大的场地;将有多少人到会;会议预算是多少;打算选用什么级别的酒店和设施;打算选用最高级的?#32771;?#26631;准是什么;谁来制作会议邀请函;会议需要向与会者打印相关资?#19979;穡?#20250;议的发言人有哪些?会议需要什么样的视听设备;需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;与会者可以携带家属吗?打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?

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