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会议接待礼仪
来源: 作者:本站 时间:08-06-10 16:23:02
     根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。
  首先是会议的筹备工作。
  ●根据会议规模,确定接待规格。
  ●发放会议通知和会议日程。
  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附?#31995;?#36798;会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
  会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的?#38382;?#26082;可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
  ●选择会场。
  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:
  第一:大小要适?#23567;?#20250;场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的?#32771;洌?#32780;只要一个大小正好的?#32771;洹!?
  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、?#23478;?#31561;进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,?#26412;?#33609;率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。
  第?#27169;?#35201;有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞?#22791;?#26469;开会的人已经不多了。轿车、摩托车?#23478;?#26377;停放处,会才能开得成。
  ●会场的布置。
  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
  一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、?#31216;?#25110;悬挂国徽、会徽。桌面?#20808;?#38656;摆放茶杯、饮料,应?#26009;?#24178;净,摆放美观、统一。
  坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
  ①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领?#23478;?#36215;围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这?#20013;问?#36866;于10—20人左?#19994;?#20250;议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
  ②口字型。如果使用长形方桌。这?#20013;问?#27604;圆桌型更适用于较多人数的会议。
  ③教室型。这是采用得最多的一?#20013;问劍?#23427;适用于?#28304;?#36798;情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这?#20013;问?#20027;席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排?#23567;?#20027;席的座位以第一排正中间?#21335;?#20301;为上,其余按左为下右为上的原则?#26469;闻帕小?
  ●准备会议资料。
  会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
  会议前的接待礼仪。
  ●会前检查。
  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
  ●提前进入接待岗位。
  接待人员
9 7 3 1 2 4 8 :
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