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会场的布置、会场布置要求、怎样布置会场
来源: 作者: 时间:08-04-29 14:11:18

   布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外,在布置场地时,你仍须注意以下几项:
(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若?#21152;?#21560;烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最
   好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按?#23548;?#38656;要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

(2)如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。
(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被?#28216;?#19968;般会议可借用的基本工具。但要特别注
   意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启
   用。

(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。
(5)当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。
   不论你对会议的规划有多详尽,不论你对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前你对会场不作最后的审视,你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性:假如有任?#38382;虑?#21487;能出纰漏,则一定会出纰漏,而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此,在开会前的半个小时至一个小时,你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好:
(1)座位是否按原定计划编排?
(2)视听器材是否准备妥当?如果用幻灯机或投影机,则其焦距是否已事先调整妥当?如用放映机,则其焦距、音量等是否?#35757;?#22949;?
   如用麦克风,其声音效果是否事先?#35757;?#22909;?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助?#36136;?#21542;懂得
   对视听器材作简单的维修工作.
(3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会?#20449;?#21457;的资料、姓名卡片、张纸、铅等等
(4)必要的时候,再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下,开会前的提醒功夫,颇能
   产生实效。

   许多业务会议?#22411;?#25601;?#24120;?#22240;为物质上的不舒?#35270;?#21709;思考和倾听。如果会议室没?#22411;?#37096;干扰和噪音,空气流通,温度控制适当,思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不?#23548;罰?#35270;线好,听?#20204;?#26970;,照明要明亮而不耀眼。这种综合的环?#31243;?#20214;比你想象的难以?#19994;健?

   桌椅和发言人讲台的?#23548;?#24067;置不仅取决于开会的人数,而且取决于会议的目的

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