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会议服务
来源:不详 作者:本站 时间:08-05-10 12:51:19
及会展注意事项等。

■签到与入住安排
如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。
通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的?#32771;?#25968;?#32771;胺考?#21495;、?#32771;?#20998;配表、钥?#20303;?#26631;明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明?#26696;?#36153;标准、返程预定及确认、会务交通使用方式?#26696;?#36153;标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员?#25191;?#26102;间合理分配。
如果事先将回执?#21335;钅可?#35745;得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。

■餐饮安排
一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种?#38382;健?#33258;助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系?#23567;?br /> 统一安排餐饮的会议,对于成本的控?#21697;?#24120;重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类?#26696;?#27454;等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,?#21592;?#35777;就餐者的权益。

■交际/酒会
交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关?#23548;?#23458;户感情联谊,所以氛围十分重要。
交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举?#23567;?#28041;及的?#26041;?#26377;:乐队(或者音响、音源)、节?#32771;?#28436;员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器?#38469;Α?#20445;安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
由于酒会的规模及目的不同,没?#22411;?#25972;的标准酒会模式,只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

■新闻发布会
新闻发布会议?#38382;?#21253;括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说,酒会更?#26434;傘?#38543;意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它?#38382;劍?#27604;如,有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的,以“答记者问”为主要特色。另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些?#38382;?#20013;,最为常见的是新闻发布会。
新闻发布会要素:
●目的
●信息发布的目标受众
●拟邀请对象
●发布会规模
新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分:
1、活动策划与主题确定
2、节目策划与议程安排
3、资料准备
4、与会人员邀请、沟通与确定
5、时间、场地落实与场景布置
6、产品展示、演示与信息发布
7、现场气氛控制
一、清楚发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格。
大体上,新闻发布会可以分为如?#24405;?#20010;类别,而且风格?#19981;?#26412;沿用下述套路:
1、政治性——严肃感
2、高科技产品类——正规中带有活泼
3、农业类别——亲?#23567;?#29615;保
4、文化类别——文化?#23567;?#21382;史感
5、一般工业品——科技?#23567;?#21697;质感
6、娱乐类——活泼,前卫
7、时尚产品——经典中带有时代气息
8、工艺品类——经典、古拙
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