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会议预算
来源:不详 作者:本站 时间:08-05-10 12:47:32

1.制定财务目标
财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。有些时候,项目目标是信誉目标而不是赢利目标。(如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担,根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。)另一些时候,项目的核心财务目标是为了赢利。(如?#22909;?#21521;公众的培训班和展览会,必须赚到钱。)

2.制定预算
预算是协助实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类:

固定费用:不随着活动的参加人数而变动,即使?#23548;?#25910;益少于预期收益时,固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在筹划活动过程中,同各方面谈判协商时,必须考虑所编制的费用预算。在合同中,应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这?#26159;?/p>

可变费用:是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。通过以上介绍,相信您已对操作会议有了一个大概认识,从中不难看出真正操作好一个会议,从筹划开始,到具体操作并落实每一个细节,其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议,因为各方面关系熟一些,可能操作起来会比较顺利,如果是在外地举办会议,那么会议操作的难度会提高,很多因素是您预?#20219;?#27861;预料和控制的。

1、工作量大,涉及面广,事无巨细,亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。

2、由于会议?#38382;?#22810;样,不是每一个会议执行人员都经验丰富,需要相关人士的指点。

3、由于要与不少相关单位(酒店、餐厅、广告、车队等)联?#25285;?#23601;某一问题进行谈判,达成利益合作,势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象,对财务操作带来不便。

有没有什么办法可以化解这些问题呢?当然有!您可以委托一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业(例如:旅行社或者像我们这样的经济文化交流公司)。这些企业由于专业,可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议,而您则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方,同时有了他们的支持,使您操作的会议更有声有色、锦上添花,获得各方面的认可与赞誉。

预算细节:

会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:

1、交通费用交通费用可以细分为:
A.出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,?#32422;?#30446;的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

B.会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通?#32422;?#20854;他与会人员可能使用的预定交通。

C.欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用具体可细分为:
A.会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如?#38431;?#20202;、笔记本电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,?#21592;?#33719;得最?#23460;?#30340;?#32422;?#27604;),否则可能影响会议的进?#23567;?#21478;外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

B.会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如?#38431;?#20202;、笔记本电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通

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